👨💻 👩💻 #20- Los doce principios de las reuniones eficientes (2/2)
Ahorra tiempo gracias a la implantación de los principios de las reuniones eficientes
Hola, soy Jorge Bosch Alés, y todos los jueves a las 8:00 te escribo una nueva edición de Cosas de freelance 👨💻 👩💻.
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Coooooomenzamos!!
Hoy hablamos de:
🧠 El Tema de la semana: te enseño la foto al completo de los 12 princpios de las reuniones eficientes.
👍 Cositas que te recomiendo: te muestro un lugar útil al que acudir para combatir la temida inflación.
👨💻 El freelance del mes: conocerás a un freelance TOP, Teresa García Badell.
🤷♂️ ¿Y la semana que viene qué?: vota el tema de la semana que viene.
Al lío 👇️
🧠 El tema de la semana
Todas las semanas te traigo un tema relacionado con el mundo freelance y los negocios digitales. Entre todos decidís el tema de la semana votando al final.
Hoy toca seguir hablando del manifiesto de la reuniones eficientes que tanto gustó la semana pasada.
Sistema 10 - Aplica el manifiesto de las reuniones eficientes (2/2)
🔥🔥🔥🔥 Impacto muy alto
Este post es la segunda parte de la última edición, por lo que si no la leíste, te recomiendo que lo hagas aquí antes de continuar.
Ya conociste los 6 primeros principios y hoy te voy a presentar los 6 últimos.
Te dejo aquí lo que ya vimos como recordatorio. 👇
Si recuerdas, este manifiesto se componía de 12 puntos dividido en 4 bloques:
Bloque 1: Antes de convocar la reunión.
Bloque 2: Durante la preparación de la reunión.
Bloque 3: Durante la reunión.
Bloque 4: Después de la reunión.
2️⃣ Durante la preparación de la reunión
PRINCIPIO VII: “Tendré mi calendario actualizado y compartido”
Supongo que habrás sufrido más de una vez este, sin sentido, de situación:
Persona 1: te propongo una reunión a las 11h del miércoles ¿Puedes?.
Persona 2: no puedo a esa hora. ¿Podría ser a las 12h?.
Persona 1: yo a esa hora no puedo. Si quieres puedo a las 12h, pero del jueves.
Persona 2: joo pues el jueves tengo ya una reunión confirmada. ¿Qué tal el viernes en algún momento entre las 10h y las 12h?.
Persona 1: Nada, ese día estoy de vacaciones. ¿Qué huecos tienes la semana que viene?
…….
Para evitar esto sigue estos 3 pasos:
Ten tu calendario al día y actualizado.
Tenlo compartido con otras personas con las que colaboras habitualmente.
Cuando vayas a convocar, revisa la disponibilidad de los asistentes obligatorios consultando sus calendarios.
Fácil ¿no?
PRINCIPIO VIII: “Enviaré, de forma previa a la reunión, el documento / avances a presentar”
Esto es algo que he visto hacer menos veces que los dedos de una mano, pero es tremendamente útil:
Al hacerlo te estás obligando a preparar de verdad la reunión.
La reunión se utiliza para lo que debería ser (tomar decisiones) y no para leer todos juntos y en familia un Power Point o similar.
Te aseguro que si haces esta acción, junto con la que te voy a contar en el principio XII, estarás marcando la diferencia como profesional.
3️⃣ Durante la reunión
Fíjate que acabamos de llegar a la reunión y ya te he contado 2/3 partes de los principios (ocho de ellos).
Esto demuestra que lo realmente importante para hacer reuniones eficientes no es la propia reunión en sí, sino todo lo que ocurre antes.
No obstante, en este punto, también hay cosas que debes tener en cuenta.
PRINCIPIO IX: “Seré puntual al inicio y al fin de la reunión”
Aquí hay poco que explicar.
Llegar puntual a una reunión no es solo un tema de eficiencia, es un tema de educación y respeto.
Si llegas 10 minutos tarde a una reunión donde hay 6 convocados es como si estuvieras llegando 1h tarde.
¡¡Así que no lo hagas!!
En mi experiencia, el principal problema no es tanto la puntualidad al inicio (que más o menos se respeta) sino la puntualidad al final.
🙏 Si has convocado una reunión de 45 minutos, no la hagas luego de 60, 75 o incluso 90 minutos.
Si estas se alargan es porque no estás planificándolas bien y necesitas atajar ese problema de forma urgente.
PRINCIPIO X: “Dejaré 5 minutos para definir próximos pasos al final de la reunión”
Otra buena costumbre a seguir que diferencia quién sabe llevar una reunión de quien no tiene ni idea.
Los últimos minutos de una reunión son para 3 cosas:
Hacer recapitulación de lo ocurrido.
Decidir próximos pasos y responsables.
Y si sobra tiempo, descansar un rato tras la reunión.
El impacto de estas será mucho mayor si haces estas cosas al final.
PRINCIPIO XI: “No me iré por las ramas”
La semana pasada te contaba que muchos de esos principios los había aprendido de mi amigo David, y esta es quizás, la acción que más me llamó la atención en su momento, por el gran impacto de la misma.
Seguro que has estado en reuniones donde se debate de “casi todo” menos del tema de la reunión.
Creo que a los seres humanos nos encanta llevar la razón. Esta es una de las formas que tenemos de dar de comer a nuestro ego.
Es por eso, que en cuanto vemos que hay la más mínima posibilidad de debate, entramos con todo.
No entrar al debate es más difícil que cuando ves a tu contrincante de Poker con un “all in” y tú, que tienes una buena mano… ¿Cómo no vas a entrar al trapo?
Quizá en el poker sea (a veces) bueno entrar, pero en las reuniones NO LO HAGAS NUNCA.
Si lo haces el tiempo de esta se acabará y al final no habréis cumplido el objetivo de la misma.
Para ello te recomiendo implantar una palabra concreta que todo el mundo de la reunión conozca de antemano de manera que cuando alguien la diga signifique, algo así cómo: “esto no es el objetivo de la reunión, y no es el momento de hablarlo. Si queréis montamos una reunión aparte para debatir esto, pero ahora no es el momento”:
He usado varios términos para representar esto,
He usadao el término al “Parking Lot” (algo así como tema aparcado).
Con mi cliente actual de Kaantera usamos el término “fuera de juego”. Siendo este un software de futbol en formato Saas creo que no hay mejor término ¿no crees?.
Todo el mundo sabe que cuando alguien dice este término tiene que dejar su ego aparte y centrarse en el objetivo de la reunión.
100% efectivo. ✌️Palabrita de freelance.
4️⃣ Después de la reunión
PRINCIPIO XII: “Enviaré un resumen de lo ocurrido por escrito”
Después de la reunión ya solo queda una cosa. Y sí, antes de que te lo preguntes, esta acción tiene que ser por escrito.
Resume lo ocurrido.
Documenta próximos pasos.
Documenta responsables y la fecha límite.
Aquí te dejo un ejemplo de tipo de email que puedes mandar con el que demostrarás que eres un freelance TOP 👇
Y hasta aquí los 12 principios.
Espero que desde hoy lo pongas en práctica en todas tus reuniones 😄.
Te dejo un resumen de los 12 para que te guardes la foto y no se te olviden:
Y si quieres profundizar sobre este tema:
🔗 Puedes conocer la experiencia real de Verónica con el tema de las reuniones y cómo la empresa incrementó su productividad, incluso con menos empleados, gracias a la reducción de las reuniones.
🔗 También puedes investigar sobre el experimento que hizo la empresa de Software Zapier de una semana sin reuniones y sus resultados (2000 horas de reuniones trabajadores ahorradas en menos de una semana).
🔗 Puedes profundizar en la técnica que Jeff Bezos, fundador de Amazon, imponía a sus trabajadores basados en documentos de “memorando” con su estructura de los 6 componentes, prohibiendo los PowerPoints.
👍 Cositas que te recomiendo
Te traigo colaboraciones interesantes, casi siempre con algún beneficio para ti
Hoy vengo con algo que puede ayudarte a sacarle rentabilidad a tu dinero. Algo que te ayudará a decidir dónde invertir esos ahorros que dejan los proyectos de los clientes.
Porque sí, es obligatorio estar al día de todo esto si no quieres que el monstruo de la inflación te deje tiritando.
Para ello, te presento el proyecto de Dispara tu Dinero. Un proyecto de Rafa Villaplana donde de forma semanal y gratuita te cuenta información de valor:
👉 Actualidad macroeconómica de Europa, Asia y EE.UU.
👉 Análisis de productos financieros (Fondos de inversión, planes de pensiones, PIAS o Brókers).
👉Formas de ganar un dinero extra online.
👉Recomendaciones de libros de inversión.
Además, si te suscribes ahora, Rafa me ha dicho que por venir de Cosas de Freelance, en el email de bienvenida tendrás de 🎁 una guía sobre cómo empezar a invertir desde cero, sin tener conocimiento de los mercados.
PD: esto no es un patrocinio, se trata de una colaboración amistosa y sin dinero de por medio.
👩💻El freelance del mes
Una vez al mes, te traigo un freelance del que inspirarte
Hoy te presento a Teresa García Badell .
Conocí a Teresa hará algo más de 5 años.
Teresa fue una de las primeras freelancers que se unió como freelancer al proyecto en que yo participaba en ese momento (Connecting Visions).
Desde que la conocimos no paramos de recomendarla en diferentes clientes y proyectos (que si Grupo SM, que si Zinkia, que si MRM / McCANN…)
Hasta la contratamos para que hiciera nuestro propio plan de negocio para conseguir ir a una ronda.
Además de ser una gran profesional, es la típica apersona siempre sonriendo con la que da gusto trabajar.
Te dejo con sus respuestas:
¿Cuánto tiempo llevas como freelance y por qué tomaste esa decisión?
Llevo 7 años como freelance.
A la vuelta de mi año en Inglaterra, en 2017, empecé a colaborar en pequeños proyectos de startups hasta que me “profesionalicé” gracias a Connecting-Visions, la consultora que tu ayudaste a levantar y a través de la cual tú y yo nos conocimos :)
¿A qué te dedicas? ¿Qué tipos de servicios tienes?
Tengo un perfil abierto pero mi especialidad es FP&A (planificación y análisis financiero).
Las empresas me contratan sobre todo para que les ayude a hacer un plan de negocio sólido (business plan).
También me verás enredando con presupuestos, valoraciones, planes estratégicos, proyecciones financieras, modelos de negocio, controlling, estudios de mercado, presentaciones, Power Bi, etc.
¿Qué es lo que más te gusta de ser freelance?
Tres cosas:
La flexibilidad: Valoro muchísimo ser dueña de mi tiempo. Tengo mucha capacidad de trabajo pero no quiero renunciar a las cosas del día a día que me hacen felices.
El aprendizaje: cada proyecto es diferente, me enriquece y me enseña algo nuevo. ¡Estoy en formación continua!
La libertad: de escoger los proyectos en los que puedo aportar y la de trabajar sin jefes.
¿Algún consejo que puedas dar a la audiencia?
Creo que para ser freelance tienes que tener un punto de valentía (o incluso de locura). ¡Pero merece la pena!
Si alguien está pensando en tirarse a la piscina, sin duda, lo primero que le recomendaría es que se apuntase a tu Newsletter Cosas de Freelance para encontrar la inspiración 😄
Si alguien quiere contactar contigo, ¿dónde puede hacerlo?
Contrariamente a ti Jorge, no he trabajado nunca mi marca personal.Soy un desastre para venderme o desplegar cualquier técnica de Marketing.
Pero si quieres contactar conmigo, lo podéis hacer a través de LinkedIn o de las consultoras con las que colaboro (Connecting Visions / OMS).
🤷♂️ ¿Y la semana que viene qué?
Vota y decide qué tema quieres que trate la semana que viene.
Me encanta cuando veo tu voto por aquí, ya que como sabes siempre te traigo el tema más votado. Puedes votar en un click 👇
Recuerda
¡Nos vemos el próximo Jueves a las 8:00 en tu bandeja de entrada!
Ni miércoles, ni viernes. Jueves
Ni a las 7:00, ni a las 9:00. A las 8:00
Espera espera, todavía hay 6 COSAS QUE PUEDE HACER antes de irte:
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Buenísimo y... Casi un unicornio. Creo que en casi todas las grandes empresas por las que he pasado las reuniones eran un infierno en vida para la mayoría de la gente. Más de una vez he visto iniciativas con principios similares a estos, que duraban... ¿2 semanas? Buenas intenciones, que quedaban en nada.
Creo que el problema es cultural: la mayoría percibe como más cómodo el hacer mal las reuniones (es más rápido en el momento, un desastre después) y los equipos acaban de reunión en reunión.
Especialmente grave con el middle management, que vive del pasilleo muchas veces y no sufre las consecuencias de esta mala gestión (o las sufre menos)
Ah, mira, la semana pasada te hablaba de las finger rules para controlar los turnos se palabra, lo de no irse por las ramas me ha recordado la de sacar tres dedos.
Tu sacas tres dedos y eso manda la señal de que el tema se está haciendo largo o no procede.
Lo de mandar documentación... Muchas veces vienen sin leerla y te toca presentarla igual, pero bueno si eres un freelance y tus honorarios son por horas, imagino que tus clientes se tomarán en serio las convocatorias para que las reuniones sean rápidas.
Muchas gracias por compartir!