👨💻 👩💻 #-19 Los doce principios de las reuniones eficientes (1/2)
Vive mejor convirtiéndote en un maestro de las reuniones eficientes
Hola, soy Jorge Bosch Alés, y todos los jueves a las 8:00 te escribo una nueva edición de Cosas de freelance 👨💻 👩💻.
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¡¡Coooooomenzamos!!
Hoy hablamos de:
🧠 El Tema de la semana: te cuento los seis primeros principios de las reuniones eficientes.
🙋♂️🙋♀️Tú preguntas, yo contesto: estreno nueva sección respondiendo a si debes (o no) hacerte freelance.
👍 Cositas que te recomiendo: te enseño algo, que si eres developer o te interesa ese mundo, te va a encantar.
🤷♂️ ¿Y la semana que viene qué?: podrás votar el tema de la próxima edición.
Al lío 👇️
🧠 El tema de la semana
Todas las semanas te traigo un tema relacionado con el mundo freelance y los negocios digitales. Entre todos decidís el tema de la semana votando al final.
Esta semana ha estado reñido entre tres de los temas propuestos, aunque al final se ha impuesto un nuevo método de productividad.
Veamos el sistema 10. Si te perdiste las ediciones anteriores hablando de la escalera de productividad (ediciones 7, 8, 9, 11, 12, 14, 16 y 18), puedes leerlas aquí.
Sistema 10 - Aplica el manifiesto de las reuniones eficientes
🔥🔥🔥🔥 Impacto muy alto
Durante mi carrera profesional he trabajado con más de 30 empresas (grandes, pequeñas, cotizadas, pymes, startups…) y en casi todas ellas he visto una queja común de los que trabajaban en ella: “TENGO DEMASIADAS REUNIONES”.
Quejas que han aumentado con el trabajo en remoto y la facilidad para montar una reunión en cualquier momento tras la crisis del bichito.
Y es que la “reunionitis” es a la empresa lo que son los cereales del mono y del tigre para tu cuerpo.
A ver, no me malinterpretes, yo no estoy en contra de las reuniones. De hecho, pienso que han sido, son y serán 100% necesarias.
Repito, por si no queda claro, 100% necesarias.
De lo que estoy en contra, es de no saber usar esta herramienta de colaboración y comunicación de forma adecuada.
He visto demasiadas veces cómo:
❌ Se convoca a “ciento y la madre” en cada reunión.
❌ No hay tiempos separados de reunión vs tiempo de foco o ejecución.
❌ Los asistentes a las mismas se van por las ramas y acaban debatiendo sobre casi cualquier cosa.
❌ Llega el final de la reunión y no se ha visto ni la mitad de lo que se pretendía.
❌ ….
Y dirás, “pero Jorge, si yo soy freelance, a mí esto de las reuniones de empresa ni me va ni me viene”
Pues no, de hecho creo que a ti esto te afecta ahora más que nunca, porque:
👉 Mientras más tiempo pierdas en reuniones improductivas, menos estarás aportando a tu cliente, y por tanto, menos estará este dispuesto a pagarte (recuerda que un cliente te paga por lo que le aportas no por lo que le dedicas).
👉 Como externo y persona de alto valor que ayuda a sus clientes, es tu deber aportarle cuando veas una mala práctica en su empresa.
👉 Tú eres un buen profesional (si estás leyendo esto, estoy seguro que lo eres), por lo que debes saber utilizar esta arma de doble filo de forma adecuada, sin fomentar las malas prácticas.
De hecho, yo ya he ayudado a varios clientes a implantar internamente este manifiesto de reuniones eficientes que hoy te voy a contar, y eso que el proyecto para el que me contrataban no tenía nada que ver.
¿Y sabes qué? Me lo han agradecido eternamente. Son esas cosas que fidelizan de verdad.
Este manifiesto (de creación propia) se compone de 12 puntos dividido en 4 bloques:
Bloque 1: Antes de convocar la reunión.
Bloque 2: Durante la preparación de la reunión.
Bloque 3: Durante la reunión.
Bloque 4: Después de la reunión.
1️⃣ Antes de convocar una reunión
El objetivo aquí es cuestionarte si esa reunión que vas a convocar es realmente necesaria.
Para ello, dos principios importantes:
PRINCIPIO I: Definiré franjas / días donde las reuniones están prohibidas
Probablemente, ahora mismo estés pensando que (I) soy un radical con esta medida y (II) que para ti, tu empresa o los clientes con los que colaboras esto no es posible.
Pues mira, creo que ni lo uno ni lo otro es cierto.
Lo (I) no es que lo diga yo, sino que hay miles y miles de estudios de productividad que explican que, aunque nos hayan vendido los beneficios de la multitarea (como lo han hecho con los cereales del tigre y del mono) nuestro cerebro solo sabe hacer una cosa a la vez y pierde una ingente cantidad de tiempo cambiando de contexto.
La (II) no es cierta porque, aunque a veces lo parezca, para trabajar de forma adecuada no hace falta rellenar tu agenda de reuniones.
Lo ideal es definir un par de días sin reuniones a la semana. Si no te ves capaz de hacerlo, al menos cierra varias franjas grandes de varias horas seguidas sin reuniones a la semana.
PRINCIPIO II: Solo convocaré cuando sea estrictamente necesario
Si todos siguiéramos este principio, a todos nos iría mejor por la vida.
Las reuniones se dividirían a la mitad, podríamos tener más tiempo de calidad pensando y ejecutando nuestro trabajo, la productividad se multiplicaría y los resultados empresariales mejorarían.
De esta forma, tanto si eres empleado o eres freelance, podrás cobrar más por tu trabajo.
Todo ventajas.
Así que, cuando vayas a convocar una reunión, hazte algunas preguntas antes de hacerlo:
¿Puedo sustituir la reunión por el envío de un mail bien redactado?
¿Puedo sustituir la reunión escribiendo en el chat interno de la empresa? (Slack, Google Hangouts, Discord…)
¿Puedo sustituir la reunión grabándome en vídeo en 5 minutos y enviándoselo a la persona que tiene que responderme? Esto puedes hacerlo con herramientas como Loom o Komodo Decks (que es la que yo utilizo)
Si, y solo sí, la respuesta a todas preguntas es NO, es el momento de convocar la reunión
2️⃣ Durante la convocatoria y preparación de una reunión
Según mi experiencia, el éxito de una reunión depende más de lo que ocurra en esta fase, que lo que ocurra en la propia reunión.
Ahí van los principios:
PRINCIPIO III: Siempre pondré objetivos en la convocatoria
No sé tú, pero yo el 80% de las convocatorias que veo no tienen nada de texto.
Solemos ponerle un triste título y con eso nos pensamos que es suficiente.
¡¡Hay que currárselo un poquito!!
Tú y tu interlocutor tenéis que tener claro los objetivos de esta. Si no lo haces existe un riesgo de que la reunión empiece y nadie allí tenga claro los objetivos de la misma.
Te dejo un ejemplo sencillo donde puedes ver cmo poner objetivos.
¿Fácil no?
PRINCIPIO IV: Siempre pondré agenda en la convocatoria
Si ya es difícil encontrar objetivos en una convocatoria, ver una agenda concreta de la misma es pura ciencia ficción.
Para que una reunión cumpla bien su fin debe estar planificada con antelación por el que convoca, y no se me ocurre nada mejor que una agenda concreta para hacerlo.
Te dejo un ejemplo sencillo que elevará la calidad de tus reuniones:
PRINCIPIO V: Diferenciaré los asistentes obligatorios de los opcionales
El uso de los asistentes opcionales es una de las funcionalidades más útiles de cualquier gestor de correos y uno de los grandes olvidados.
Por favor 🙏 cuando vayas a convocar sé respetuoso con el tiempo de los demás y no convoques a ciento y la madre.
Si no tienes claro si “x” persona tiene que asistir a la reunión ponla como opcional y como habrás metido en la convocatoria objetivos y agenda, esa persona podrá decidir si tiene que estar o no.
PRINCIPIO VI: No usaré 1 hora por defecto
Qué necesito solucionar una duda rápida 👉 Convoco 1 hora
Qué necesito debatir sobre el nuevo presupuesto del año 👉 Convoco 1 hora
Qué necesito que un proveedor me presente su enfoque para solucionar un problema 👉 Convoco 1 hora
Qué necesito (pon aquí lo que sea que necesites) 👉 Convoco 1 hora
Parece que regalan las horas.
Cuando vayas a convocar la reunión adapta el tiempo de esta al objetivo de la misma.
Yo por defecto uso reuniones de 30 minutos y solo en casos donde creo que está justificado subo el tiempo.
Creo que esto se está haciendo algo largo, así que mejor te cuento los 6 principios de las reuniones eficientes que quedan la semana que viene.
Pero antes, como no quiero que se olvide nada, te dejo un resumen de lo visto hasta ahora👇
🙋♂️🙋♀️Tú preguntas, yo contesto
Respondo preguntas de los suscriptores relacionadas con el mundo freelance
Estrenamos nueva sección en Cosas de Freelance.
Todas las semanas me llegan algunas preguntas de lectores, así que he pensado que podía ser interesante compartirte las respuestas que doy a las dudas más habituales.
Las respuestas son, como todo, una opinión y están basadas en mi experiencia, pero eso no quiere decir que sean la verdad absoluta ni mucho menos. Solo mi forma de verlo.
Tú preguntas
Jorge, ¿Cómo de relevante crees que es acumular años de experiencia y curriculum en la empresa privada en ese tipo de puestos antes de montar tu propio negocio?
Yo contesto
Creo que hay dos grandes escuelas o grupos de opinión.
Por un lado los que opinan que mientras antes te lances mejor.
Estos piensan que mientras antes lo hagas, antes cometerás ciertos errores, antes aprenderás y más tiempo tendrás para ir iterando tu modelo. De esta forma antes podrás ir validando e mejorando tu propuesta de valor.
Por otro, los que opinan que mejor hacerlo cuando tienes una base importante de conocimiento, experiencia, autoridad y contactos
Como habrás adivinado, yo soy de los del segundo grupo:
A más contactos, más fácil conseguir tus primeros clientes.
Todo será más fácil si ya tienes experiencias en cosas que se pueden aprender por cuenta ajena como (vender, hacer propuestas, gestionar proyectos y clientes…)
Ser freelance no es nada fácil y si no tienes cierta experiencia, al inicio puede ser complicado conseguir clientes, cobrar una tarifa decente…lo cual puede hacer que te rindas casi antes de empezar.
Mi propia historia es así, antes de hacerme freelance he estado 10 años trabajando para distintas consultoras lo que me ha dado mucho experiencia para abordar mi propio negocio y servicios.
Gracias a esa experiencia, entre otras cosas, he conseguido montar un negocio estable y rentable donde en menos de un año ya ganaba más que por cuenta ajena.
Eso sí, no cometas los dos errores que creo que comete la mayoría que apuesta por la segunda opción:
TU MENTE SIEMPRE TE VA A DECIR QUE NECESITAS MÁS EXPERIENCIA, y al final nunca acabas dando el paso.
Y cuando lo haces tu vida ya es más complicada: te has hecho mayor y has perdido energía y ganas, tienes hijos pequeños que demandan mucho más tiempo….
Dar el salto siempre da respeto (aunque tengas mucha experiencia), y tu mente siempre te va a intentar engañar diciendo que necesitas más y más. Esta no quiere salir de la famosa zona de confort, así que cuidado con esto.
NO TRABAJAR TU MARCA PERSONAL MIENTRAS ESTÁS POR CUENTA AJENA. La marca personal se debe trabajar igualmente por cuenta ajena que por cuenta propia. Si esta es potente dar el salto al emprendimiento es x10 veces más fácil.
En resumen, aunque no es imprescindible tener experiencia, mi consejo es que ganes algo de esta en la empresa privada antes de dar el salto, pero cuidado con cometer esos dos errores de arriba.
Si tienes una duda sobre el mundo freelance y quieres que te la conteste escríbeme a jorge@cosasdefreelance.com👍 Cositas que te recomiendo
Te traigo colaboraciones interesantes, casi siempre con algún beneficio para ti
No sé si eres desarrollador, si colaboras con muchos desarolladores o simplemente te gusta estar actualizado de las novedades que se mueven en ese mundillo.
Si alguno de los anteriores es tu caso la newseletter y Comunidad que ha montado
te va a molar.Se llama Web Reactiva y mola tanto, que yo sin ser desarrollador sigo el día a día de esta de forma puntual cada semana.
Y es que
:Da trucos super interesantes para mejorar tu futuro profesional.
Comparte recursos a tutiplén que son la caña sobre desarrollo, programación, diseño, tutoriales, buenas prácticas y código abierto
Lo cuenta todo con bastante gracia, o cómo él dice, con un poquito de humor.
Además uno de los temas habituales que toca es hablar del mundo freelance.
Hace poco ha publicado una comparativa de cuánto ganan los programadores freelance vs los asalaridos y la semana que viene me ha dicho un pajarito que va a publicar el motivo por el que los freelance aprenden más rápido que aquellos que trabajan por cuenta ajena.
No sé que vas a decidir tú, pero yo ya te digo que no me lo pierdo.
PD: esto no es un patrocinio, se trata de una colaboración amistosa y sin dinero de por medio sobre algo que 100% te recomiendo
🤷♂️ ¿Y la semana que viene qué?
Vota y decide qué tema quieres que trate la semana que viene.
La semana que viene cerraremos el tema de hoy y te traeré los 6 principios que me faltan por contarte de las reuniones eficientes.
Así que aprovechando que no hay que votar el tema de la semana te hago otra pregunta para que votes con un click en un segundo:
PD 1: Muchos de los principios que has visto hoy los he aprendido gracias al gran David García Gassó. Un freelance que te traeré por aquí en futuras ediciones.
PD 2: Qué no te la cuelen.
Espera espera, todavía hay 6 COSAS QUE PUEDE HACER antes de irte:
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Un honor salir recomendado en un grupo de freelances tan Bueno como este. Grande Jorge con todo lo que has montado aquí 🙌🙌
Creo que lo más importante de las reuniones es llevar un orden del día y no divagar. Puedes echarle un vistazo a lo de los 6 folios que pedía Jeff Bezos a sus ejecutivos en las reuniones.