👨💻 👩💻 #7- Productividad. Así lo hago yo (I): espacios de trabajo y sistemas de carpetas
Te cuento las dos primeras técnicas de productividad: cómo disponer de un espacio de trabajo limpio y cómo tener un sistema digital de carpetas eficiente.
Hola, soy Jorge Bosch Alés y todos los jueves a las 8:00 te escribo una nueva edición de Cosas de freelance 👨💻 👩💻.
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Coooooomenzamos!!
Hoy hablamos de:
🤔 Qué estoy pensando: te cuento algunas cosas que hago en una semana normal.
🧠 El tema de la semana: hablamos de las dos primeras técnicas de productividad que aplico en mi día a día.
👩💼 El consultorio de Leire: Leire te habla de facturar mientras estás de baja y de aplazamiento de impuestos.
🤷♂️ ¿Y la semana que viene qué?: podrás votar el tema de la semana que viene.
🔢 Enséñame esos números: te muestro cómo va esta Newsletter.
Al lío 👇️
🤔 ¿Qué estoy pensando?
Todas las semanas te cuento qué está rondando por mi cabeza y mis novedades de la semana
¡Bienvenid@ a esta edición 7!
Esta semana he estado reflexionando sobre las cosas que hago en una semana normal y las he ido apuntando.
Esta es la lista que me ha salido:
👉 Gestiono entre 3 y 5 clientes (depende del momento) de grandes empresas de mi negocio de consultoría B2B.
👉 Comunico avances y resultados concretos a esos clientes (cómo hago esto da para una edición interesante en el futuro 😉).
👉 Asisto y preparo unas 15 reuniones (la mayoría en formato videollamada, aunque también hago alguna que otra en persona).
👉 Escribo una nueva edición de Cosas de Freelance.
👉 Llevo a cabo unas cuantas acciones para conseguir suscriptores para Cosas de Freelance.
👉 Gestiono unos 200 - 400 emails.
👉 Creo 2 o 3 post para Linkedin.
👉 Leo alrededor de 40 Newsletters que me ayudan a formarme.
👉 Escucho alrededor de 10 podcasts, algunos que me forman y otros de ocio.
👉 Dedico otras 2 horas a formación sobre algo concreto (ej: hacer un curso).
👉 Hago entrenamiento de fuerza (concretamente calistenia) entre 3 / 4 veces a la semana.
👉 Veo alrededor de 5 capítulos de series (ahora mismo estoy viendo “Gen V” en Prime Video) y alguna película (esta semana he visto “Llaman a la puerta”) . Si puedo, también dedico algo de tiempo a algún videojuego.
👉 Me sumerjo unos 4 días a la semana en el fantástico mundo de la lectura (ahora con Brandon Sanderson).
👉 Hago otras cosillas que, probablemente, tú también hagas como sacar el lavavajillas, hacer la compra (siempre online), tender la ropa...
👉 Y, por supuesto, paso tiempo y y hago cosas con mi pareja, con amigos, con la familia... (por ejemplo esta semana he visto en Madrid la oba de teatro “Una terapia integral” y me ha encantado).
No sé si te parecen pocas o muchas cosas. Puede que tú hagas más o menos. La respuesta da lo mismo, porque ser productivo no consiste en hacer muchas cosas, 𝘀𝗶𝗻𝗼 𝘀𝗮𝗯𝗲𝗿 𝗾𝘂é 𝘁𝗶𝗲𝗻𝗲𝘀 𝗾𝘂𝗲 𝗵𝗮𝗰𝗲𝗿 𝗲𝗻 𝗰𝗮𝗱𝗮 𝗺𝗼𝗺𝗲𝗻𝘁𝗼.
Repito, que esto es importante.
SABER QUÉ TIENES QUE HACER EN CADA MOMENTO.
Si sabes qué tienes que hacer en cada momento, sin distracciones, serás capaz de avanzar y ser productivo.
No es que yo sea un gurú de la productividad pero sí te puedo decir que llevo bastantes años probando distintos sistemas para ser más productivo. Algunos no me han funcionado pero otros sí lo han hecho.
Y, precisamente, de esos sistemas vamos a hablar hoy (y en próximas ediciones). En lugar de contarte teorías de productividad o sistemas complejos como pueden ser GTD, Zettelkasten….(que, como te decía, tampoco soy experto en ellos) me voy a centrar en contarte en detalle 15 cosas que a mí me funcionan, explicándote cómo las hago y las herramientas que uso.
¿Te animas a seguir leyendo?
🧠 El tema de la semana
Todas las semanas te traigo un tema relacionado con el mundo freelance y los negocios digitales. Recuerda que entre todos decidís el tema de la semana siguiente votando en el cuestionario del final de esta Newsletter.
Antes de empezar, te presento mi escalera de productividad y los dos métodos que vamos a ver hoy.
Lo que he hecho ha sido ordenar, de menor a mayor, las 15 cosas que a mí me funcionan.
Eso sí, ten en cuenta tres consideraciones:
☝️ Que a mí me funcionen no quiere decir que a ti te vayan a funcionar.
Voy a tratar de contarte todos mis trucos pero seguramente tú tengas los tuyos.
El mundo de la productividad tiene una teoría y metodología específicas pero cada uno tiene que adaptar esa teoría a su propia realidad y a su forma de pensar y trabajar.
✌️ Esta lista tiene 15 técnicas, métodos, trucos o como lo quieras llamar.
No es mi objetivo listar todas las técnicas de productividad que existen, solo las que a mí me funcionan. Por tanto, seguro que me estoy dejando otras excelentes técnicas que no incluyo ni menciono, simplemente, porque no las uso.
🤟 Las he ordenado de menor a mayor impacto en mi propia productividad
De esta forma, al contartelas poco a poco:
(I) es más probable que te quedes conmigo unas cuantas semanas. De las 15, las mejores vendrán al final (jugando con la intriga lo llaman algunos…).
(II) conseguiré que no te empaches de productividad en un solo día. Así lo asimilas poco a poco.
(III) podré entrar en el detalle de cada técnica y contarte cómo implementarlas.
Empecemos por los dos primeros sistemas:
Sistema 1: Ten tu espacio de trabajo limpio (y con doble pantalla)
🔥 Impacto moderado
Empezamos por algo sencillo. Algo que si no haces ya, es bien fácil de poner en marcha.
Tan simple como mantener limpio y ordenado el lugar en el que trabajes. A mí me da tranquilidad y paz mental.
Veo por ahí espacios de trabajo que son un horror. La verdad es que mis gustos aquí son un poco extremistas (pero bueno cada uno tiene sus manías…)
A poco que te fijes, seguro que eres capaz de ver lugares de trabajo que tienen de todo:
❌ Montañas de papeles y libretas.
❌ Cables de todo tipo (y bien liados unos con otros).
❌ Bolis y subrayadores que parece aquello una clase de infantil.
❌ Tazas de Mr Wonderful.
❌ Estampitas del niño Jesús y crucifijos.
❌ Papel higiénico y pañuelos para los mocos.
❌ Fotos de hijo/a/s, suegros, cuñados y del último viaje a la nieve
❌ …
Por supuesto que cada uno es libre de tener lo que quiera ¡faltaría más! pero yo te cuento lo que a mí me funciona y tener cosas encima de la mesa me hace ser menos productivo.
En mi día a día tengo tres espacios de trabajo, dos que puedo controlar y otro que no tanto.
Y como vas a ver son bien minimalistas.
Espacio 1 - El coworking donde trabajo
Espacio 2 - Mi casa
Espacio 3 - La oficina de mis clientes
De estos no comparto fotos porque son espacios donde tengo menos control de lo que pasa. Además, varían en función del cliente que visite.
Ya te habrás dado cuenta de que la doble pantalla es un “must” para mí. Tengo pantallas en todos los sitios donde voy (en el coworking, en mi casa, en la casa de mis padres de Málaga…)
Sistema 2: Organiza tus carpetas de una forma eficiente
🔥 Impacto moderado
Seguro que, en tu día a día, tienes que buscar ciertos documentos en tu ordenador.
Hagamos juntos este ejercicio.
Supongamos que trabajas 225 días al año y cada día buscas 10 documentos. Eso son 2.250 documentos al año.
Si de media, tardaras 25 segundos en encontrar el documento (he visto gente que tarda más de un minuto en encontrar lo que busca, o directamente no es capaz de encontarlo) estarás tardando en el año un total de 56.250 segundos, o lo que es lo mismo 15,6 horas al año buscando documentos.
Si consiguieramos encontrar lo que buscamos en tan solo 5 segundos, estaríamos ahorrando 11,7h (es decir, más una jornada y media de trabajo)Para conseguir esos 5 segundos, a mí me funciona tener mis carpetas ordenadas siguiendo la metodología PARA de Thiago Forte.
Te la cuento que es sencilla.
Consiste en tener tu sistema ordenado en 4 carpetas (Proyectos, Áreas, Recursos y Archivo). En realidad lo que estás haciendo es ordenarlo según el nivel de disponibilidad de la documentación que quieras tener de cada documento, siendo proyectos el nivel más alto de disponibilidad y archivo el que menos.
Aquí te dejo un pantallazo de cómo tengo ordenada toda mi documentación digital en esas 4 carpetas (más una adicional, “Fotos”, de la que hablaremos luego).
1️⃣ Carpeta “Proyectos”
Aquí deberías volcar todas las carpetas y documentos que ahora mismo estés usando para un proyecto en curso.
Entendemos como proyecto cualquier conjunto de tareas (profesional o personal) con una fecha de inicio y de fin determinadas, como podría ser:
La elaboración de una propuesta para un cliente.
Los documentos pertenecientes al cliente que te ha contratado y que estás ayudando.
La documentación del viaje que estás organizando con tu pareja.
….
2️⃣ Carpeta “Áreas”
Aquí entran todos aquellas carpetas y documentos relacionados con determinados espacios o áreas en los que organices tu vida. A diferencia de la carpeta “Proyectos” no tienen fecha límite.
Algunos ejemplos podrían ser:
Salud.
Desarrollo personal.
Finanzas.
….
3️⃣ Carpeta “Recursos”
Aquí entran todas aquellas carpetas y documentos relacionados con una categoría o tema de tu interés que tengas.
Copywriting.
Inversión inmobiliaria.
Hablar en público.
….
4️⃣ Carpeta “Archivo”
Aquí entran todas aquellas carpetas y documentos que, en principio, no vas a querer utilizar. Serían cosas de las tres carpetas anteriores por las que has perdido interés y quieres dejar inactivos (aunque los guardas aquí por si acaso).
En mi caso, además de estas 4 carpetas que hemos visto, tengo una carpeta adicional llamada “Fotos”.
Como ya podrás imaginar, ésta la tengo bien ordenadita (primero por años y luego por meses) para encontrar rápido la foto que necesite.
Recapitulando.
Si, por ejemplo, yo tuviera que organizar un viaje a Japón…
Mientras lo estoy preparando, metería la documentación relacionada con el mismo en la carpeta “Proyectos”.
Una vez terminado, pasaría toda la información anterior pasaría a mi carpeta “Áreas”, concretamente a mi carpeta llamada “Ocio y tiempo libre”.
Si, por el camino me encuentro cosas interesantes relacionadas con viajes que quiera guardar, como podría ser una guía de los 50 destinos interesantes a los que ir, lo metería en la carpeta “Recursos” y en la categoría “Viajes”.
Y si, por lo que sea, pierdo el interés en viajar en mi vida y quiero desechar toda la información que tengo de viajes me lo llevaría a la carpeta “Archivo”
Gracias a este método tardo unos 5 segundos en encontrar lo que quiero.
🤞 Palabrita de freelance.
Hasta aquí los primeros métodos de productividad que me funcionan. Espero que te hayan resultado útiles. Para mí lo son y mucho (aunque por ahora solo has visto dos métodos que considero de 🔥 Impacto moderado)
Si quieres que sigamos con este tema la semana que viene acuérdate de votar abajo “Productividad. Así lo hago yo (II)” en la votación de la semana.
🔗 Si quieres profundizar más en estos temas
👉 Puedes leerte el libro PARA de Thiago Forte donde cuenta en detalle el método que te he contado arriba.
👉 Si te mola el mundo de los “setups” o configuración de espacios de trabajo aquí tienes algunas ideas para inspirarte y aquí algunos consejos de cómo mantener tu espacio de trabajo en formato minimalista.
Antes de continuar,
Si te gusta este contenido y conoces algún freelance o conocido que le pueda interesar me ayudas mucho si se la reenvías a alguien pinchando abajo.
Si me ayudas a poder crecer 🙏🙏, podré seguir creando contenido de calidad.
👩💼 El consultorio de Leire
Una vez al mes, Leire Roldán, mi asesora fiscal, nos trae las novedades legales más importantes que tenemos que tener en cuenta como autónomos.
📝 Qué no se te olvide:
Hacienda - 20/10: último día para presentar los impuestos trimestrales.
Hacienda - 6/11: si la Declaración de la Renta del año pasado te salió a pagar y elegiste fraccionar el pago en dos plazos, el 6/11 es el último día para pagar el segundo plazo.
Seguridad social - 31/10: si no tenemos tarifa plana o reducida, última oportunidad para regularizar la cuota de autónomos del año 2023. Todo cambio a partir del 1 de noviembre tendrá efectos en 2024.
📰 La noticia del mes:
¿Qué pasa cuando los autónomos/freelancers cogemos una baja por enfermedad?¿Podemos seguir trabajando/facturando?
Según el artículo que te enlazo abajo, en la mayoría de casos, cobrar una prestación por incapacidad es incompatible con la realización de cualquier trabajo. Sin embargo, existen supuestos en los que los autónomos pueden realizar una actividad por cuenta propia mientras se encuentran de baja, sin perder la prestación. Esto ocurre:
Cuando la realización del trabajo por cuenta propia no sea incompatible con el motivo por el que médic@ te haya dado la baja.
En los casos de pluriactividad (cuando se trabaja por cuenta propia y por cuenta ajena), siempre que el trabajo por cuenta propia no impida la recuperación.
Sin embargo, para los asalariados que están de baja por incapacidad temporal, iniciar una nueva actividad como autónomos y permanecer de baja médica puede llevar a que te quiten la prestación.
👉 Más info de esta noticia aquí
⭐️ El consejo de Leire:
Una de las preguntas que más me hacen:
“Leire, ¿Qué pasa si no tengo liquidez suficiente para pagar los impuestos trimestrales o no puedo pargar el segundo plazo del pago de la declaración de la renta?”
No te preocupes, Hacienda nos permite aplazar/fraccionar el pago de los impuestos, eso sí, nos cobrará unos intereses por ello.
Sólo puedes fraccionar el modelo 303 (IVA), 130 (pagos fraccionados) y 100 (declaración de la renta).
Para hacerlo, cuando realices la presentación del impuesto, a la hora de realizar el pago, debes marcar la opción solicitar aplazamiento/fraccionamiento y te dirige a la solicitud.
Lo datos que necesitas son:
Clave de liquidación.
Importe total a pagar, incluyendo intereses y recargos si los hay,
Tipo de garantía que ofreces para asegurar el pago.
Datos de tu cuenta bancaria para los pagos.
Número de plazos en los que quieres pagar, generalmente hasta 36 meses.
recuencia de pago.
Fecha de inicio del aplazamiento, que debe ser posterior al vencimiento de la deuda.
Explicar brevemente por qué solicitas el aplazamiento. Normalmente se pone falta de tesorería.
El método de pago. Normalmente es la domiciliación bancaria.
👉 Puedes consultar el documento de solicitud del aplazamiento y el estado de tramitación desde aquí
Recuerda que puedes conocer más sobre Leire y sus servicios en Leireroldán.com. Gracias a ella ahorro tiempo y me siento mucho más tranquilo en la gestión de mis impuestos. Palabrita de freelance. 🤷♂️ ¿Y la semana que viene qué?
Vota y decide qué tema quieres que trate la semana que viene.
Venga anímate 🙏 y vota el tema que quieras que trate la semana que viene
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Te cuento cómo van los números de esta newsletter
- 581 personas suscritas.
- 66 nuevas altas desde la semana pasada.
- 2 personas desuscritas desde la semana pasada.
- 70% tasa de apertura.
¡Nos vemos la semana que viene!
Recuerda, ni Miércoles ni Viernes, JUEVES,
Ni a las 7 ni a las 9, A LAS 8
PD 1: Estaría guay si me contestas tratando de adivinar algunos de los 13 métodos que me quedan por contarte. A ver cuántos eres capaz de acertar.
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